Fra tid til anden er det nødvendigt at afholde dagsmøder i virksomheden – enten til briefing af medarbejderne eller forhandling med kunder eller samarbejdspartnere. Alle dagsmøder kan afholdes på forskellig vis, men det er nødvendigt at sørge for at tilpasse arrangementet efter dets specifikke behov.
Mange virksomheder vælger at lade professionelle konferencelokaler, kursuslokaler eller konferencerum sætte rammerne for dagsmødet. Her er udstyret, faciliteterne og lokalerne på plads, hvortil der ligeledes er erfarent personale til stede. Alt dette er med til at højne niveauet af dagsmødet samt øge chancerne for, at dagsmødet forløber vellykket. Men hvad er ellers vigtigt at være opmærksom på i forbindelse med dagsmøder? Det kan du læse mere om nedenfor.
Tidsrummet bør ligge omkring 08-16
Først og fremmest skal der tages stilling til, hvornår dagsmødet skal afholdes. Som navnet indikerer, er der tale om et tidsrum i løbet af dagen – og der er altså ikke tale om et aftenmøde. Det er oplagt at afholde dagsmødet i tidsrummet 08-16, men det er naturligvis også muligt at påbegynde mødet tidligere samt at afslutte det senere.
Sørg for beværtning – både mad og snacks
Selvom der ikke er tale om et decideret heldagsmøde til ud på aftenen, er det alligevel vigtigt at sørge for beværtning. Det er umuligt for deltagerne at holde koncentrationen, hvis der ikke tilbydes mad, snacks og drikkevarer. Langt de fleste vælger at starte dagsmødet ud med servering af morgenkaffe og rundstykker med dertilhørende pålæg. Som en snack inden frokost er det en god idé at tilbyde frisk frugt.
Når frokosten nærmer sig, vælger mange at stille en frokostbuffet frem med én drikkevare pr. mand. Slutteligt vil eftermiddagskaffe med kage være en god måde at afslutte dagen på. Der bør altid stilles kaffe, te og vand ad libitum til rådighed.
Hav godt styr på AV-udstyret og andet teknik
Til slut er det selvfølgelig væsentligt at have godt styr på konferencelokalets AV-udstyr og anden teknik. Der er ikke noget værre end at bruge spildtid på elektronik og udstyr, der ikke virker optimalt. Dette er for deltagerne et irritationsmoment, der afbryder mødets flow og effektivitet. Derfor skal alt udstyret spille – og skulle der gå udu i teknikken, skal det hurtigt kunne fikses igen.