Få den rette hjælp til konferenceplanlægningen

Når der skal planlægges en stor konference, kan der være mange ting at sørge for. Ved at finde de rette konferencelokaler først har I allerede truffet en række valg gennem valget af lokaler. Når I booker et konferencerum eller kursuslokaler, vil I ofte finde, at lejen af denne inkluderer visse fordele, der giver jer tiden til at fokusere på indholdet af konferencen.

Opgrader eller nedgrader de valgte kursuslokaler

En af de første ting at få afklaret vil som udgangspunkt være, hvor mange eller hvor store konferencerum der er behov for. Alt efter hvilken konference I planlægger, kan der være behov for mere end et stort plenumrum. I bør overveje, om gæster skal have mulighed for at mødes i mindre grupper, eller om der skal holdes separate oplæg i forskellige konferencelokaler. Alt efter hvor I vælger at afholde jeres konference, kan I altid undersøge mulighederne for at lave om i ønskerne, når arrangementet er gået i gang, hvis behovet udvikler sig.

Overvej ekstra faciliteter til kursuslokalerne

I forlængelse af overvejelserne om, hvor mange kursuslokaler der er behov for, bør I også tage stilling til, om der skal ekstra udstyr med. Foruden det selvsagte udstyr med borde, stole og andre praktiske nødvendigheder, kan der være behov for specielt teknisk udstyr, som I skal ønske i de enkelte konferencerum. 

Hvis konferencen står planlagt til at løbe over flere dage, er det også anbefalelsesværdigt at tage overnatning til gæsterne med i betragtning. Her kan I overveje, om selve konferencen og overnatning skal foregå i samme bygning, hvilket vil gøre det betydeligt nemmere for gæsterne. Samtidig vil det måske også stille en række andre krav for omgivelserne. Det kan være, at gæsterne skal have adgang til naturen om eftermiddagen eller andre underholdningsmuligheder i forlængelse deraf.

Det kommer også til at påvirke behovet for forplejning. Når en konference strækker sig over flere dage, vil der med garanti være behov for måltider til alle gæsterne. Her bør der også overvejes, om der er behov for diverse snacks og drikkevarer, som skal være lettilgængelige fra de forskellige kursuslokaler.

Spørgsmålet om at leje konferencelokaler kan altså have afgørende betydning for, hvordan selve konferencen skal udformes, og hvor meget tid I selv skal bruge på de enkelte detaljer.